Laatste nieuws
 
 
  Achtergrondartikelen  
 


Ministerie van Justitie en Veiligheid


Bijna twee jaar geleden rondde het bestuursdepartement van het Ministerie van Justitie en Veiligheid (JenV) een herordeningsproject rond 70.000 zaakdossiers af. Achterliggende gedachte was het creëren van één digitaal archief, volgens een logische en generieke ordeningsstructuur.

Momenteel wordt de laatste hand gelegd aan het realiseren van de recordmanagementfunctie in het DMS DigiJust voor het bewaren en tijdig vernietigen van informatie. Parallel aan deze digitaliseringstrajecten lopen inspanningen om de organisatie ‘op te lijnen’ richting adequaat gebruik van het digitaal archief. Het genoemde project rondom die 70.000 dossiers was er slechts één om de vorming van een goede basis te realiseren. Jan Rooijmans, teammanager Advies Informatievoorziening en opdrachtgever: ‘Het hele idee is om onder de noemer ‘Samen Digitaal’ informatie ‘onder beheer’ te krijgen: informatie vindbaar en bruikbaar, op elk moment. Dat betekent dat gebruikers zich bewust moeten worden van de waarde van hun informatie en het belang van goed informatiebeheer. Daarmee kunnen we verantwoording en transparantie naar een hoger niveau tillen. Daar draait eigenlijk alles om. Er zijn met regelmaat (parlementaire) onderzoekscommissies met vragen over hoe bepaalde processen zijn verlopen. Dan moet de informatie die daaraan is gekoppeld beschikbaar en vindbaar zijn. We streven uiteraard transparantie na, maar regelmatig kost het zeer veel inspanning om alle relevante informatie bij elkaar te krijgen. De verbeterprojecten in het kader van ‘Samen Digitaal’ zijn bedoeld om mensen te laten beseffen hoe belangrijk informatiebeheer is. Niet alleen voor het uitvoeren van je eigen werk, maar ook voor het vertrouwen van de burger en het parlement in een dienstbare overheid.’

Bewustwording door feedback
Linda Smal, projectleider namens Doxis Informatiemanagers: ‘De uitdaging voor ons was om enerzijds dat bewustzijn bij medewerkers op te krikken en anderzijds samen met hen in te schatten hoe zij binnen hun eigen afdeling of directie het informatiebeheer op orde hebben. Vervolgens kijken we samen naar verbeteringen die kunnen worden gerealiseerd. Zonder die bewustwording wordt het heel lastig om gebruikers een nieuwe manier van werken aan te reiken. Wanneer mensen het belang niet onderkennen, zijn ze niet bereid om oude gewoontes los te laten. We zijn goed op weg om steeds betere feedback te organiseren over waar informatie wordt opgeslagen. Laten zien, bijvoorbeeld, dat er een zeer grote hoeveelheid informatie onbeheerd op netwerkschijven staat, heeft al een gewenst effect. Aan de hand van rapportages, ook over het werken in het DMS, proberen we de vinger aan de pols te houden met betrekking tot het nakomen van gemaakte werkafspraken. Het draait steeds om veilig, vindbaar en duurzaam opslaan van informatie. Dat is van belang in het werk, voor het kunnen afleggen van verantwoording en uiteindelijk voor archiefvorming voor de lange termijn.’

Wel belangrijk, niet urgent
Rooijmans: ‘Mensen vinden veranderingen alleen fijn als het ze direct voordeel oplevert. Ze komen niet graag uit hun comfort zone. Niet dat mensen per definitie niet willen veranderen, maar je moet ze eerst duidelijk maken waarom, wat het effect en vooral wat het nut  ervan is. Dat vraagt begeleiding en aansturing door leidinggevenden. Medewerkers hebben hun zaken meestal prima geregeld; voor zichzelf. Het werken in een DMS als DigiJust lijkt dan alleen maar lastig. Maar zodra je een keer iets nodig hebt uit informatie van een afwezige collega, wordt wel duidelijk dat het maken van werkafspraken over ordening en naamgeving van groot belang is. En dat je informatie ergens opslaat waar die bereikbaar is voor collega’s of leidinggevenden die willen weten wat de status is, wat de inhoudelijke ideevorming is, die samen willen werken aan documenten. Dan biedt een DMS veel voordelen.’

Onbewust maakt onbekwaam
Om tot verandering te komen, is draagvlak bij het management cruciaal. Smal: ‘We besloten dat we eerst met het management moesten praten over deze problematiek. Onze insteek is dat als men bij de top overtuigd raakt van nut en noodzaak, dat vervolgens naar medewerkers doorsijpelt. We zijn daarom het gesprek aangegaan met de directies.’ ‘We zijn gestart met de vraag: wat is jullie huidige werkwijze? Waar sla je informatie op en welke werkafspraken zijn daarover gemaakt? Wat zien jullie als voor- en nadelen, en risico’s’, aldus Rooijmans. Onbewust maakt onbekwaam, zo bleek. ‘Mensen die zich niet bewust zijn van het feit dat ze risico lopen, zullen niet snel geneigd zijn hun werkwijze te veranderen. Totdat duidelijk wordt gemaakt wat de gevolgen kunnen zijn. Die gesprekken met de directies waren voor ons belangrijk. Nu konden we ze heel persoonlijk proberen te overtuigen van de belangen en de urgentie. Daarmee hopen we het juiste commitment van bovenaf te krijgen en stappen te kunnen zetten in het proces van ‘voortdurend verbeteren’ van het digitaal werken en gestructureerd archiefbeheer. Dit verbeterproces is nooit klaar. De verzameling informatie wordt omvangrijker en het beheer daarvan complexer en tegelijk meer van belang. Tot en met 2020 hebben we nu in ieder geval het pad uitgezet om steeds weer verbeterstappen te realiseren richting die stip op de horizon: adequaat en effectief beheer op het digitaal archief.’

Toekomstbestendig maken
Smal: ‘Veel informatie wordt op netwerkschijven opgeslagen. Dat lijkt handig voor het moment, maar als het gaat om toekomstbestendig informatiebeheer ben je niet goed bezig. Dat bleek wel een goede boodschap om mee binnen te komen.’ Rooijmans: ‘Een voorstel om de netwerkschijven op ‘alleen lezen’ te zetten, heeft het eind 2018 niet gehaald. De intentie was om de kraan dicht te draaien zodat je effectief kunt dweilen.’ De aanpak vanuit het programma Samen Digitaal richt zich nu op concrete werkprocessen die zich lenen om in het DMS DigiJust te worden uitgevoerd. Vooral te bewaren informatie heeft daarbij prioriteit. ‘Het is stapje voor stapje de gewenste kant op bewegen’, aldus Rooijmans.

Informatiebeheer geen doel maar middel
Er is een ‘wasstraat-aanpak’ ontwikkeld: eerst duidelijk maken hoe je ervoor staat, qua veilig, vindbaar en duurzaam toegankelijke informatie, vaststellen wat het probleem is en wat te verbeteren is (de iScan). De directies maken dan een bewuste keuze wat ze willen verbeteren, ook in het kader van risicomanagement. ‘Vervolgens voeren we stap voor stap gezamenlijk de verbeteringen door’, aldus Smal. ‘In een wasstraat wordt de auto uiteindelijk helemaal blinkend schoon, maar het gebeurt stapsgewijs: eerst spoelen, dan inzepen, dan wassen en afspoelen. Vervolgens wordt de auto in de was gezet, gedroogd en van binnen gelapt en gestofzuigd. Over een tijdje gaat dat proces opnieuw van start, zo ook met informatiebeheer: analyseren, verbeterstappen vaststellen en die vervolgens uitvoeren. Dát is de stip op de horizon: optimaal, digitaal en transparant informatie- en archiefbeheer in een voortdurend verbeterproces.’
Smal: ‘Informatiebeheer is geen doel op zichzelf, maar een middel. Het gaat er uiteindelijk om dat mensen belangrijke beslissingen kunnen nemen op basis van álle beschikbare en relevante informatie. En dat je dat achteraf ook kunt uitleggen. Het uitvoeren van het verbeterplan draagt eraan bij dat je bewuster met informatie omgaat. Dat je jezelf steeds afvraagt waarom je welke informatie waar opslaat en wat de relevantie is voor anderen. Deze aanpak is bedoeld om de risico’s van verkeerd (of geen) beheer beter in beeld te krijgen. Is eenmaal dat besef geland, dan kost het vervolgens minder moeite mensen te leren anders om te gaan met informatie. Dat proces is nu in gang gezet en verloopt eigenlijk harstikke positief. We worden nu benaderd door afdelingen om een iScan te komen maken om te zien hoe ze ervoor staan…’

Grote stappen gezet van reactief naar proactief
Rooijmans: ‘Het bestuursdepartement van dit ministerie heeft als kernactiviteit beleid maken. Beleid is gebaseerd op informatie, relevantie van informatie, de context van informatie… Gelukkig komt het onderwerp informatiebeheer steeds beter op de agenda bij betrokkenen. We hebben gewerkt aan monitoring, zodat je feedback kunt geven over het naleven van gemaakte werkafspraken. De grootste winst is voor ons de groeiende bewustwording van het belang van ‘informatie in beheer’. We hebben eerder al stappen gezet van papier naar digitaal en nu zetten we grote stappen van reactief naar proactief informatiebeheer. We geven ongevraagd advies en starten binnenkort met een workshop voor alle nieuwe medewerkers: ‘Zo gaan wij met informatie om…’
Daar komt bij dat de wijzigingen in de wetgeving, zoals de AVG en de Wet Open Overheid, waar straks ook meer proactief handelen van de overheid wordt verwacht, het belang van adequaat digitaal informatiebeheer nog eens onderstrepen.’ Smal tot slot: ‘Betere ondersteuning door geordende en vindbare informatie leidt tot betere dienstverlening. Het leidt ook tot betere beslissingen. Het bewustzijn over hoe om te gaan met informatie die van belang is voor de organisatie gaat heel ver en is voortdurend in beweging. Het heeft bijvoorbeeld ook betrekking op apps die je gebruikt of die burgers gebruiken om je te benaderen. Dat geeft weer heel nieuwe dimensies aan informatiebeheer. Maar eerst moet de basis op orde. Medewerkers moeten eerst bewust worden gemaakt van het belang van de informatie die elke dag weer op ze afkomt.’

Plaats op:
Datum: 4 december 2019
Bron: Doxis Informatiemanagers
Gerelateerde artikelen  
05-03-2009 Nieuws Test: wat weten managers over veilig informatiebeheer?
20-11-2019 Achtergrondartikelen Venlo zet stappen naar digitaal en duurzaam
25-07-2018 Achtergrondartikelen Organisaties willen graag concreet houvast voor kwaliteitsmanagement
21-09-2017 Achtergrondartikelen Nieuwe wet- en regelgeving hét moment om databerg aan te pakken
03-07-2018 Achtergrondartikelen Online vergaderomgeving voor betere besluitvorming op boardroom-niveau
 
 

- partners -

 
 
 
 
 
� 2005 - 2020 Vakwereld. All rights reserved Pagina geladen in 0,49 seconden.