Laatste nieuws
 
 
  Achtergrondartikelen  
 

Vindbaarheid en bereikbaarheid van
informatie heeft hoogste prioriteit


Laten we het erop houden dat informatie- en archiefbeheer bij de gemeente Venlo tot voor enkele jaren wel een ‘boost’ konden
gebruiken. Vanuit de toezichthouder werd er nadrukkelijk op aangedrongen verbeteringen aan te brengen. Voor Venlo de reden om direct de stap te maken van papier naar digitaal en duurzaam.

Frank Stege, projectmanager Project Informatiebeheer op Orde (PRIO): ‘Eigenlijk worstelt iedere gemeente met deze informatiebeheerproblematiek: het is complex, veelomvattend, arbeidsintensief en cruciaal voor het functioneren van de organisatie. Het (dwingende) advies van de toezichthouder noodzaakte ons om nu echt stappen  te zetten in de verbetering van onze informatiehuishouding.’  Dat gebeurt nu dus in de vorm van een vijfjarenplan dat ertoe moet leiden dat niet alleen de informatiehuishouding op orde komt, maar tegelijk dat verantwoordelijkheden duidelijk zijn en navenant belegd worden. Bovendien moet de uitwerking van het plan effectieve en efficiënte sturing van processen mogelijk maken. Inmiddels zijn daarvan ruim twee jaar verstreken en de contouren van de ‘goed geïnformeerde’ organisatie beginnen zichtbaar te worden in Venlo.

Informatie als bedrijfsmiddel
Informatie is één van de belangrijkste bedrijfsmiddelen, niet alleen bij de gemeente Venlo. Stege: ‘Dat maakt dat het duurzaam, toegankelijk bewaren van die informatie een essentiële randvoorwaarde is voor een efficiënte bedrijfsvoering. In 2017 hebben we daarom het project PRIO gestart met als belangrijkste doel een betere vindbaarheid, raadpleegbaarheid en duurzaam beheer van de opgeslagen documenten en dossiers te realiseren. Direct gevolg daarvan is dat over de uitvoering van de gemeentelijke taken  verantwoording kan worden afgelegd. Je doet deze dingen niet omdat het zo nodig moet, maar vooral omdat je graag wilt dat het inzichtelijk is waarom je bepaalde beslissingen hebt genomen. En op basis van welke informatie dat is gebeurd. Voor burgers en   bedrijven moet die basis volledig transparant zijn. Dit project PRIO moet daarvoor het fundament vormen, met daarin vastgelegd de principes die leidend zijn voor de inrichting van ons informatie- en archiefbeheer. We hebben Doxis vervolgens gevraagd ons te helpen en te begeleiden in het opstellen van deze principes. Dit heeft geresulteerd in een gezamenlijk opgesteld inrichtingskader.’

Praktisch bruikbare werkomgeving inrichten
De wettelijke eisen waren hierbij weliswaar belangrijk, maar tegelijkertijd moesten juist ook ontwikkelingen op technisch gebied, in de processen en bij de medewerkers worden meegenomen. Dick de Vries, Doxis: ‘Het uitgangspunt moet zijn dat we aan de wet- en regelgeving voldoen, maar tegelijkertijd vooral vanuit de gebruiker een praktisch bruikbare (en digitale) werkomgeving inrichten. Als er  te veel haken en ogen aan zitten, gaat geen medewerker het enthousiast gebruiken. Ze moeten er zelf ook het voordeel van inzien en ondervinden. Mensen zijn vaak een onderschatte factor in dit soort trajecten: je kunt van alles willen en moeten, maar als de weg er naartoe (te) lastig is, gaan mensen eromheen werken. Elke drempel is er één te veel. Mensen zijn dan snel geneigd hun eigen werkwijzen op te starten en daarmee creëer je juist chaos. Informeren en participeren staan daarom voorop. Maak het belang van goed opbergen voor makkelijk terugvinden en (her)gebruiken van informatie - en dus beter werk leveren – duidelijk. Dat was de essentie van PRIO: de vindbaarheid en raadpleegbaarheid verbeteren.’

Workshops voor duidelijkheid
De Vries: ‘In vier workshops is samen met specialisten op het gebied van informatieen archiefbeheer van de gemeente Venlo een aantal principes geformuleerd. Elk principe hebben we onderbouwd met een heldere motivatie (waarom doen we dit) en vertaald naar de maatregelen (implicaties) die genomen moeten worden (hoe gaan we dit bereiken). De principes hebben we vervolgens getoetst in het I-overleg en bij teamleiders. Stege: ‘Zoals je ziet worden de (belangen van de) medewerkers nadrukkelijk betrokken bij het project. Zij zijn, naast de burgers, degenen waar we het voor doen. Uiteraard is er een wettelijk kader waaraan we moeten voldoen. Echter het gaat erom dat wat we beogen daadwerkelijk wordt gedragen door de hele organisatie. Daardoor wordt het werk eenvoudiger en kan de organisatie de burgers en bedrijven beter van dienst zijn.’


Onderstaande uitgangspunten stonden centraal bij het opstellen en uitwerken van dit inrichtingskader:
1. denken vanuit de gebruiker en;
2. voldoen aan Archief wet- en regelgeving.

Het tactisch kader bestaat uit zes principes
1. Wet- en regelgeving
De gemeente voldoet aan de Archiefwet, het Archiefbesluit en de Archiefregeling.
1.1 Eisen duurzame toegankelijkheid
De informatie die de gemeente bewaart, voldoet aan de eisen die wet- en regelgeving stellen aan overheidsinformatie. We noemen dat het duurzaam toegankelijk bewaren van informatie.
1.2 Kwaliteitssysteem
De gemeente toont aan dat zij voldoet aan de eisen die wet- en regelgeving stellen aan het bewaren van overheidsinformatie door middel van een kwaliteitssysteem.
1.3 Metagegevens
De gemeente gebruikt metagegevens voor het ordenen, toegankelijk maken en houden van haar informatie.
1.4 Overige wet- en regelgeving
De informatie die de gemeente bewaart, voldoet ook aan de overige eisen die wet- en regelgeving stellen.
2. Digitalisering
De gemeente bewaart en verwerkt nieuwe informatie digitaal.
3. Gemakkelijk bewaren en vinden
We richten processen en systemen zodanig in dat menselijk handelen voor het bewaren van informatie wordt geminimaliseerd.
4. De medewerkers
De medewerkers weten welke informatie ze moeten bewaren, hoe ze dat moeten doen en handelen daarnaar. De leidinggevende stuurt hierop.
5. Eenmalige opslag
De gemeente slaat informatie eenmalig op in een per risicoprofiel en levensfase aangewezen informatiesysteem. Het risicoprofiel volgt uit  het proces.
6. Verantwoordelijkheden
De leidinggevenden en proceseigenaren zijn verantwoordelijk voor het toepassen van deze principes. Daar wordt nauwkeurig op toegezien.

Waarom deze zes principes?
Dick de Vries: ‘Medewerkers die de processen uitvoeren, worden mede verantwoordelijk voor het op de juiste wijze bewaren van de informatie die bij die processen wordt gecreëerd en/of gebruikt, geheel in overeenstemming met de wettelijke eisen. Die medewerkers zijn immers degenen die het meest afweten van het proces, de informatie en de betrokkenen. Het ligt dus voor de hand dat zij bij het ontstaan van die informatie efficiënter bezig kunnen zijn met hoe die moet worden opgeslagen, beheerd en inzichtelijk gemaakt. Dat vraagt echter begeleiding en een goede ondersteuning door automatisering. Met dat in het achterhoofd zijn de principes ‘Gemakkelijk bewaren’ (principe 3), ‘De medewerkers’ (principe 4) en ‘Eenmalige opslag’ (principe 5) geformuleerd.’ Als overheidsorganisatie moet de gemeente Venlo voldoen aan Archiefwet- en regelgeving. In de principes ‘Wet- en regelgeving’ (principe 1), ‘Eisen duurzame toegankelijkheid (principe 2) en ‘Verantwoordelijkheden’ (principe 6), is uitgewerkt wat dit concreet betekent voor de gemeente Venlo en hoe de gemeente dit kan aantonen met behulp van een kwaliteitssysteem.

Ondersteuning door automatisering
De genoemde ondersteuning van de procesverantwoordelijken aan de hand van automatisering gaat ver. Stege: ‘Metadatering kun je op een slimme en intelligente manier laten ondersteunen door systemen die – al lerend – begrijpen waar de informatie over gaat en die daarnaar classificeert en metadateert. Hoe slimmer het systeem wordt, hoe eenvoudiger het voor de medewerker wordt om op een juiste en consistente manier specifieke documenten vast te leggen en raadpleegbaar te houden. Neem bijvoorbeeld een uitgaande brief: we hebben nu templates ingericht die al direct aan de juiste processen en procesinformatie zijn gekoppeld. De medewerkers hoeven niet zelf te bedenken waar ze dat document nu eens zouden kunnen indelen. We willen op termijn zelfs nog een stap verder gaan en gebruik maken van Artificial Intelligence, om nog betere ondersteuning bieden aan de medewerkers te realiseren. Dat gaan we gebruiken om bijvoorbeeld SharePointsites te controleren op gevoelige informatie in het kader van privacywetgeving (AVG). Je kunt systemen slim inrichten en grote hoeveelheden complexe informatie periodiek laten controleren op de aanwezigheid van  persoonsgebonden informatie. Dat scheelt niet alleen veel tijd (en dus geld), het werk wordt ook veel consequenter en consistenter gedaan.’

Andere rol informatiespecialisten
Een en ander betekent dat de rol van de informatiespecialisten, zoals DIV, anders wordt. De Vries: ‘Zij krijgen een meer sturende en begeleidende rol in plaats van de uitvoerende rol, zoals dat in het verleden altijd was. Voorheen werd informatie achteraf op de juiste manier vastgelegd; dat gebeurt nu vooraan in het proces door de procesverantwoordelijken. DIV speelt echter een belangrijke rol in het begeleiden van die procesverantwoordelijken. Het is cruciaal dat iedereen die stip op de horizon ziet: vindbaarheid en raadpleegbaarheid van informatie realiseren en duidelijk maken hoe we dat gezamenlijk kunnen bereiken.’

Digitaal werken
Het inrichtingskader is vastgesteld en nu gaat Venlo aan de slag met de bijbehorende instrumenten, maatregelen en werkinstructies. Het inrichtingskader is hierbij leidend. Belangrijk is dat er daarnaast nog een overkoepelende informatiebeheervisie wordt ontwikkeld over onder meer privacy, openbaarheid en andere informatiethema’s. Deze moeten in lijn zijn met elkaar en deze (toekomstige) visie. Daarbinnen past ook het volledig digitaal werken. De Vries: ‘In principe wordt alles zodanig ingericht dat we - als alles op de rit staat - direct aan de hand van een Vervangingsbesluit papier volledig kunnen bannen uit de organisatie. Dat Handboek Vervanging ligt al klaar.’
Stege: ‘Voor nu zien we de fundamenten van het informatiehuis boven de grond uitkomen. We moeten zorgen (weer) in control te komen en dat gaat echt niet in één maand gebeuren. Het afstemmen van systemen, techniek en mensen vereist aandacht en zorgvuldigheid. Het vereist uitleg en toelichting naar de betrokkenen, die soms elkaars taal niet spreken. Het is een proces dat langere tijd nodig heeft om te beklijven en vervolgens te onderhouden. Controle binnen gemeentelijke overheden is lange tijd gericht geweest op geld en rechtmatigheid. Nu komt daar – blijvend - controle op basis van informatie bij. Het is een project gericht op langdurig en blijvend resultaat, zonder in te boeten aan flexibiliteit. De weg ernaartoe is daarbij minstens zo belangrijk als het eindresultaat. Maar het gaat uiteindelijk wel om dat eindresultaat…’

De provincie Limburg – de toezichthouder – heeft na kennisneming van de resultaten van PRIO tot nu toe al aangegeven vertrouwen te hebben in de aanpak. Stege: ‘We zijn er nog niet, maar het project loopt ook nog even. Het geeft wel aan dat we de juiste keuzes hebben gemaakt.’

Plaats op:
Datum: 20 november 2019
Bron: Doxis
Gerelateerde artikelen  
25-07-2018 Achtergrondartikelen Organisaties willen graag concreet houvast voor kwaliteitsmanagement
04-12-2019 Achtergrondartikelen Van digitaal werken naar verantwoord, effectief digitaal informatiebeheer
22-05-2018 Achtergrondartikelen Goede kwaliteit digitale informatie vormt solide basis digitaal samenwerken
14-08-2018 Achtergrondartikelen AVG-compliancy hoeft echt niet ingewikkeld en veel werk te zijn
10-09-2019 Achtergrondartikelen Hoe gaat de overheid om met de zelf gewenste transparantie?
 
 

- partners -

 
 
 
 
 
� 2005 - 2019 Vakwereld. All rights reserved Pagina geladen in 0,51 seconden.