Laatste nieuws
 
 
  Achtergrondartikelen  
 


Digitaal vergaderen als basis voor digitale

ondersteuning van het bestuurlijke proces


De deadline om elke vrijdag op tijd alle vergaderstukken en -agenda rond te hebben voor de collegevergadering van maandag lag behoorlijk zwaar op de maag bij het (bestuurs)secretariaat van het College van Bestuur van de Rijksuniversiteit Groningen (RUG). Het project ‘Digitaal Aanleveren, Vergaderen en Archiveren’ maakte daar een einde aan. Doxis Informatiemanagers, Corrine van der Meer, en het Facilitair Bedrijf van de RUG, Ate Veenstra, zien nu dat er meer flexibiliteit is, minders stress en dat alle relevante stukken ook direct worden gearchiveerd, door middel van de inzet van het DMS Corsa.

De Rijksuniversiteit Groningen hoort bij de drie grootste universiteiten van Nederland. Zo’n 6000 medewerkers doen dagelijks hun werk en er zijn ongeveer 30.000 studenten aangesloten. Enkele jaren geleden ging het archief over naar het Facilitair Bedrijf, waarna in 2017 Ate Veenstra daar de gelederen kwam versterken. Hij stond mede aan de basis van het Project ‘Digitaal Studentendossier’ bij studenten geneeskunde bij het Universitair Medisch Centrum Groningen (UMCG). ‘Dat traject om die  dossiers over te zetten naar digitale dossiers verliep succesvol. De informatie was uiteraard veelal wel digitaal aanwezig, maar er was geen digitale dossierstructuur, waardoor steeds alles bij elkaar gezocht moest worden. Nu is er overzicht en kunnen medewerkers alle voor hen relevante informatie daadwerkelijk bereiken.’



Stress voor vergaderingen
Dat succes was aanleiding om Veenstra te betrekken bij het Facilitair Bedrijf. Daar was behoefte aan een dergelijke stap. Met name de vergaderingen van het College van Bestuur, elke maandag, waren een aanslag op het (bestuurs) secretariaat. Iedereen moest tijdig worden voorzien van de stukken en de agenda. Maar als op maandagmorgen de vergaderingen zijn, moeten die zaken allemaal uiterlijk vrijdag geregeld zijn’, aldus Corrine van der Meer. Zij begeleidde het Facilitair Bedrijf namens Doxis bij dit project. ‘Het secretariaat werkt met een vergadertool. Echter, die was niet goed toegespitst op de eisen van de RUG en er was geen koppeling met het DMS. Het resultaat was dat veel informatie op vrijdag handmatig, file voor file werd doorgezet naar de vergadertool en daarnaast beschikbaar werd gesteld via netwerkschijven. Op zijn minst niet ideaal…’

Digitaal vergaderen
Veenstra wilde een oplossing om de stap te kunnen zetten naar volledige digitale ondersteuning van het bestuurlijke proces. ‘Het gaat niet alleen om het digitaal vergaderen. Dat is wel een goede basis, maar het uiteindelijke resultaat moet zijn dat de mensen die beslissingen moeten nemen, kunnen beschikken over alle relevante informatie op het juiste moment. Alle informatie die de vergadering in moet en die er weer uit komt, al dan niet als beslissing, memo, achtergrond, aanvulling et cetera, moet direct op een goede manier worden gearchiveerd. Digitale ondersteuning van het bestuurlijke proces houdt in dat je informatie direct bij het ontstaan al archiveert en doorzoekbaar maakt op een voor alle betrokkenen logische manier.’

Informatie was overal en nergens
Van der Meer: ‘Eigenlijk kwam het erop aan om het proces van informatie verzamelen voorafgaand aan het vergaderen aan te pakken. Informatie stond op netwerkschijven, in het archief of waar mensen ‘hun’ informatie maar opslaan. De vergaderstukken stonden uiteindelijk weliswaar in het vergadersysteem, maar daarin zat geen of onvoldoende structuur. Dat betekent in de praktijk dat er verschillen in versies konden ontstaan, het was veel werk om iets te vinden en er waren ook nog wat technische dingetjes. Daardoor waren sommige documenten niet te openen.’
Daarnaast moest de oplossing voldoen aan wet- en regelgeving, waaronder de AVG. En als aanvulling: het moest bovenal veilig zijn, want het gaat hier om uiterst vertrouwelijke informatie van het College van Bestuur. Veenstra: ‘Digitaal is leidend, welke oplossing we ook zouden bedenken. Er is hier al genoeg fysiek materiaal, maar het moet juist mogelijk zijn om bijvoorbeeld ook vanaf een iPad informatie te zien. Mits aan de juiste randvoorwaarden is voldaan uiteraard.’

Aanpassen maar niet écht anders
Het proces moest aangepast, maar zo weinig mogelijk afwijken van de huidige werkwijze. Van der Meer: ‘Om de acceptatie zo hoog mogelijk te krijgen, moesten we ervoor zorgen dat aan alle eisen met betrekking tot structuur, beschikbaarheid, veiligheid en vertrouwelijkheid werd voldaan, maar ook dat het niet ineens een heel andere procedure zou worden. Dat is gelukt.’
Gekozen is voor GemeenteOplossingen, voor deze omgeving de ‘GO-app’ gedoopt. Van der Meer: ‘Het is natuurlijk niet heel bijzonder dat een College van Bestuur van een universiteit vergadert en daarvoor op de juiste wijze digitaal gefaciliteerd moet worden. Dergelijke overlegstructuren komen bij andere instellingen en overheden ook voor. Deze GO-applicatie is een vergaderoplossing met direct een standaard koppeling met het DMS Corsa. Dat was een belangrijke reden om afscheid te nemen van de tot dan gebruikte vergadertool als vergaderinstrument.’

Eigen, maar geen maatwerk
Veenstra vult aan: ‘Die koppeling was voor ons onderdeel van een belangrijke randvoorwaarde: geen maatwerk of ingewikkelde ontwikkeltrajecten. We wilden een ‘standaard’ oplossing, maar wel één die is toegesneden op wat het College van Bestuur nodig heeft en vooral, waar het secretariaat snel en efficiënt mee kan werken.’ Alle communicatie gaat nu via de digitale weg. De vergaderstukken en de agenda worden in de loop van de vrijdag bij elkaar gebracht, waarbij direct de stukken worden voorzien van metadata om ze te kunnen archiveren in Corsa. Alle informatie wordt opgeslagen en beheerd volgens het bijbehorende recordmanagement regime.

Bovenaan beginnen
Waar bij veel organisaties dergelijke digitaliseringstrajecten op de werkvloer beginnen, is hier gekozen om juist helemaal aan de top te starten. Van der Meer: ‘Het idee daarachter was dat als het bij deze doelgroep goed zou vallen, het voor anderen makkelijker te accepteren zou zijn. Het draagvlak zou meteen een grote impuls krijgen.’ Echter, als het bij de eerste de beste gelegenheid fout zou gaan, was het effect precies omgekeerd. Van der Meer, terugkijkend: ‘We hielden bij de eerste keer daarom ook de oude manier nog achter de hand. We waren zelf in het Academiegebouw aanwezig om bij te springen mocht ergens iets haperen of verkeerd lopen. Immers, die maandag werd er wel gewoon vergaderd en moesten de collegeleden kunnen beschikken over de stukken en de agenda. Dat liep uit op een anticlimax. Tenminste, als je het zo zou willen noemen. Het ging in één keer goed. Alles liep als een trein…’ Dat was de alles beheersende eis van het College: het systeem moest honderd procent goed lopen. Fouten mochten hooguit zijn veroorzaakt door menselijk handelen.

Goede voorbereiding is het halve werk
Nu is na elke maandagse vergadering van het College van Bestuur direct alle informatie, zoals besproken tijdens de vergadering en met eventuele aanvullingen, gestructureerd op de juiste plaats, gekoppeld aan de juiste metadata opgeslagen en beschikbaar via het DMS. Veenstra: ‘In de loop van vrijdag erop zijn dan de stukken weer aangevuld en wordt de agenda bijgewerkt voor de volgende vergadering. Het secretariaat is heel enthousiast: het scheelt daar veel tijd en stress om alles bij elkaar te hebben en te houden. Er is grip op informatie.’ De start was voortvarend, maar dat kwam mede doordat de overgang  goed was voorbereid. Van der Meer: ‘Mensen kregen trainingen en proefsessies om zich vooraf te kunnen oriënteren. Alhoewel de gebruiker wel heel praktisch door het systeem wordt geleid.’

Veel voordelen, minder fouten en lagere kosten

De grote voordelen:

  • Er is een uniforme workflow, die het hele informatiebeheerproces rondom de vergaderingen aanstuurt;
  • De deadlines zijn voor het secretariaat veel beter te hanteren, waar vroeger nogal wat extra werk werd vereist is nu een eventueel herstel eenvoudiger;
  • Werken vanuit de takenlijst is voor medewerkers heel overzichtelijk;
  • En last but not least, er is grip op informatiestromen.

‘Dat laatste is misschien wel het meest essentieel’, aldus Veenstra. ‘Waar voorheen iemand drie dagen per week mee bezig was, gebeurt nu ‘on the fly’. Het werk komt geleidelijk en gestructureerd binnen bij het secretariaat. Besluiten naar aanleiding van de vergadering kunnen automatisch aan de auteur van die stukken worden meegedeeld; conceptagenda’s en besluitenlijsten worden gegenereerd en kunnen eventueel last minute aangepast, beoordeling van stukken kan efficiënter worden afgehandeld. Kortom, het bespaart veel tijd (en dus geld) en het hele proces verloopt een stuk rustiger en met grote precisie.’ De volgende stap is om het systeem verder uit te rollen naar andere overlegstructuren binnen de universiteit. Uiteindelijk moeten al die zaken op elkaar en op het DMS aansluiten, met gebruikmaking van zaakgericht archiveren. Dan komt bijvoorbeeld ook alles rondom een digitaal studentendossier op zijn plek, inzichtelijk gemaakt volgens dezelfde methodieken. ‘Wel volgens de weg der geleidelijkheid en met inachtneming van bijbehorende rechten en plichten’, aldus Veenstra.
‘Wat ik nog wil benadrukken is de goede wil van alle betrokkenen in en buiten de organisatie. Maar ook het feit dat wanneer medewerkers om aandacht voor een probleem vragen, je die ook moet geven. Wij hebben gezien dat zelfs wanneer je dan even op de fiets stapt en naar een ander gebouw gaat, het probleem een stuk sneller en definitiever is opgelost. Het gaat hier om grote veranderingen in de manier van werken voor mensen. Dat mag je nooit onderschatten’, aldus Veenstra tot slot.

Plaats op:
Datum: 19 augustus 2019
Bron: Doxis
Gerelateerde artikelen  
03-07-2018 Achtergrondartikelen Online vergaderomgeving voor betere besluitvorming op boardroom-niveau
24-07-2018 Achtergrondartikelen Koppeling DocBase en DokuStar met backoffice blijkt gouden greep
06-10-2016 Nieuws Succesvol Zaakgericht Werken met één digitale overheid?
10-04-2019 Achtergrondartikelen Data-analyse en -migratie; eerst de informatiestrategie dan de technologie!
14-08-2018 Achtergrondartikelen AVG-compliancy hoeft echt niet ingewikkeld en veel werk te zijn
 
 

- partners -

 
 
 
 
 
� 2005 - 2019 Vakwereld. All rights reserved Pagina geladen in 0,49 seconden.