Laatste nieuws
 
 
  Achtergrondartikelen  

We horen het al langere tijd: content is king, maar je wilt toch wel graag weten welke ‘koning’ je in huis hebt? Zeker nu de wet- en regelgeving wat is aangehaald is dat eigenlijk een absolute must. Hoe kom je daarachter? En hoe urgent is het om daarachter te komen? Of stond u net op het punt om de overstap te maken naar die mooie nieuwe intranetomgeving of om te gaan werken met nieuwe collaborative platforms als SharePoint? Dan moeten alle gegevens die u al heeft meeverhuizen. Alle, nee, niet alle. Alleen de voor de toepassing relevante gegevens moeten mee. Gegevens die een bepaalde waarde voor uw bedrijf of het proces vertegenwoordigen. Die gegevens worden ook weer gebruikt in de communicatie met medewerkers,  klanten en andere ketenpartners. Dat moet dus wel kloppen.

Van de redactie

Alle, nee, niet alle. ‘Het klinkt misschien een beetje als het begin van een Asterix-boek. Maar het is uiterst serieus bedoeld’, aldus Oscar Dubbeldam, directeur Migrato. ‘Het overzetten van relevante 
ten behoeve van een overstap naar een nieuw systeem, een nieuwe werkomgeving of iets dergelijks als onderdeel van een digitale transformatie is hot. Bedrijven worden heel nerveus als ze bedenken dat al sprake is van een datalek wanneer iets ‘zomaar’ ergens achterblijft op een of andere netwerkschijf, in een verouderd systeem. In diezelfde ‘angst’ redeneren ze net iets te snel dat data migreren een technisch foefje is. Dat is het absoluut niet. Migreren heeft veel meer te maken met doorhebben wat je eigenlijk aan waardevolle en minder waardevolle gegevens in jouw bedrijfsomgeving hebt en wat je daarvan wilt meenemen om weer te gebruiken. Dat technische foefje komt dan wel aan het eind. Eerst gaat er een heel proces aan vooraf van nadenken over doelstellingen, toegevoegde waarde, wet- en regelgeving en verantwoording kunnen afleggen.’

Kaf van het koren scheiden
Het doel van een migratie is in het algemeen eenvoudig: we gaan van A naar B en wat nemen we mee? Dubbeldam: ‘Die vraag stellend zit je direct op de kern van het probleem. Wat neem je mee aan bedrijfsgegevens? Welke gegevens zijn interessant, welke aardig om te hebben en welke moeten we echt hebben? Wat mag je eigenlijk nog hebben of moet echt weg? Niet alleen in het kader van strikte privacygegevens, zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), maar er zijn ook andere wetten, zoals de Archiefwet. Daarin wordt bepaald welke gegevens je in ieder geval móet bewaren om eventueel achteraf verantwoording te kunnen afleggen. Die gegevens moeten dan wel geordend en gestructureerd worden opgeslagen en beheerd. Gestructureerd is hier het codewoord….’

Want volgens Dubbeldam loopt de verhouding tussen de hoeveelheden gestructureerde informatie en ongestructureerd informatie aardig uit de hand. ‘Er komt steeds meer ongestructureerde informatie bij, iedere dag weer en daar moeten we wat mee als bedrijf. We kunnen die gegevens niet zomaar overbrengen naar B als we van A naar B willen. Je moet eerst weten wat het is en hoe je daarmee moet omgaan, het kaf van het koren scheiden. Wat dus aan elke migratie vooraf moet gaan, is een analyse van de informatie met de bijbehorende rapportage. Dan pas weet je wat er aan informatie is. Een classificatie werpt licht op het belang van de informatie binnen het bedrijfsproces. Een doordachte metadatering maakt het mogelijk die te beheren en in alle gevallen terug te vinden. Vervolgens kun je gegevens in de juiste structuur en betekenis overzetten naar een nieuwe omgeving.’

Als je het snel zegt klinkt het niet zo moeilijk. Dubbeldam; ‘In feite is het ook niet moeilijk, maar je moet al die stappen wel in de goede volgorde zetten. Voor alle duidelijkheid, wij zijn geen data-analyse bedrijf. We analyseren wel, maar we bepalen niet het nut van die data voor de onderneming of de organisatie; we bedrijven er geen Business Intelligence mee. We stellen slechts vast wát het is, hoe je het kunt classificeren en welke metadata voor de doelomgeving relevant zijn.’

Hartkloppingen
De eerste rapportages die Dubbeldam c.s. doet zorgen regelmatig voor wat hartkloppingen en verhoogde bloeddruk bij zijn opdrachtgevers. ‘Dit omdat veel organisaties eigenlijk geen idee hebben van hoeveel informatie er is, waar het is, wat het is en wat je er mee moet doen (of had moeten doen). Fileshares vulden zich ‘vanzelf’ in de loop der jaren met allerhande typen informatie, van privéfoto’s tot mainframeoutput die even ergens is geparkeerd voor gebruik later… Wat geeft het, opslag kost toch niets (bijna)? Echter, alles wat aan informatie verspreid door de organisatie zit, gaat mee in allerlei procedures, van backup tot beveiliging. Dat kost wel degelijk (veel) geld en vertroebelt het resultaat van zoekacties.’ Na de eerste schrik komt dan de uitdaging:  hoe creëer je orde in die chaos? Dubbeldam: ‘De toegevoegde waarde die wij dan leveren is dat  we kunnen uitleggen wat de analyseresultaten betekenen voor de organisatie. Een grafiekje of wat statistieken zijn natuurlijk leuk, maar wat zegt het nu eigenlijk? Wat heb je eraan en wat moet je er mee? De kennis en ervaring die we de afgelopen 30 jaar hebben opgedaan met het implementeren van en werken met bedrijfskritische documentmanagementsystemen in de meest uiteenlopende verschijningsvormen heeft een uitgesproken extra waarde voor de klant. Wat daarbij ook een belangrijke rol speelt is het feit dat in de laatste vijf tot tien jaar organisatiestructuren drastisch zijn veranderd en daarmee ook de manier hoe we informatie met elkaar delen en die opslaan. Wie is de eigenaar van wat? Waar bevindt zich wat? Welke criteria kan ik gebruiken om informatie te vinden? Wat voor de één een logische zoekterm is, is dat voor een ander absoluut niet. Intelligente taaltechnologie geeft je inzicht in hoe je specifieke informatie moet ‘duiden’; wat betekent het nu echt? Dat maakt het onderscheid in standaard analyses met wat wij doen. Die extra diepgang scheelt veel werk in de vervolgstappen en het geeft je een beter beeld van de waarde van de informatie. Dat geeft vervolgens ook betere inzichten in hoe je gecontroleerd informatie kunt ‘deleten’ uit de organisatie.’

Context bepaalt waarde van content
Taaltechnologie is nog niet zo oud als de weg naar Rome, maar het bestaat al wel wat langer en wordt inmiddels op allerlei slimme manieren in de maatschappij gebruikt, aldus Dubbeldam. ‘Kijk maar eens naar SIRI bijvoorbeeld, de smartphone applicatie waarmee je kunt ‘praten’. Ook daarin vormt taaltechnologie de basis voor de toepassing. Het gaat steeds belangrijker worden: taaltechnologie is in staat (mede) de context van de content te bepalen. De context bepaalt in hoge mate de waarde van informatie voor de organisatie of het proces, dus is het cruciaal om die context te kennen. Dit gaat veel verder dan de standaard digitale postkamerherkenning, zeg maar. Met de koppeling van de content aan de context zijn we in staat tot boven de 90 procent van de informatie automatisch te classificeren. Dat haalt niemand in de markt.’

Specialisatie loont dus, zo blijkt ook nu weer. Dubbeldam tot slot: ‘Juist die specialistische kennis maakt dat we net dat stapje meer kunnen doen voor een klant. Basis is dat je na onderzoek van de informatie weet wat je hebt, dat je daaraan de juiste metadata koppelt en vervolgens de meest waardevolle informatie op de juiste manier beschikbaar hebt en houdt voor gebruikers en eventueel auditors. Als van iets duidelijk is wat het is, kun je het ook makkelijk weer terugvinden, gebruiken en migreren. Dat is in een notendop waar wij voor zorgen…’

Beeld: Danta Creatieve Communicatie

Plaats op:
Datum: 10 april 2019
Bron: DocumentWereld
Gerelateerde artikelen  
08-11-2017 Achtergrondartikelen Intelligente opwaardering van digitale documenten noodzakelijk
20-08-2018 Achtergrondartikelen Het gaat niet om wáár het is, maar om wát het is
10-04-2018 Vakbladen EIM Professional voorjaar 2018
22-11-2018 Nieuws EIM professional: Output & Communicate
22-04-2019 Achtergrondartikelen Grip op informatie lukt alleen met intelligente aanpak
 
 

- partners -

 
 
 
 
 
� 2005 - 2019 Vakwereld. All rights reserved Pagina geladen in 0,47 seconden.