Laatste nieuws
 
 
  Achtergrondartikelen  


Content converter legt basis voor foutloze en snelle overgang

Het doel was om de bestaande intranetomgeving om te zetten naar een functioneel rijkere en volgens standaarden van de bank ingerichte omgeving, zowel front-end als back-end. Bovendien moest de bij deze omgeving behorende content worden overgezet. Dat alles zodanig dat voor de hele bank eenzelfde en met relevante content gevulde intranetomgeving beschikbaar kwam. Het analyseren, aanpassen, opnieuw metadateren, en overzetten van bestaande content uit het ‘oude intranet’ was een lastige klus die ABN AMRO samen met onder meer Migrato succesvol heeft opgepakt. De speciaal hiervoor door hen ontwikkelde content converter bleek cruciaal voor het succes van het project.

Van de redactie

ABN AMRO zette Martine Zom, Brand, Communication and Marketing, in op het project, waar vooral veel kennis van SDL Tridion voor vereist was. En, uiteraard, het inzicht hoe je moest komen tot een nieuwe intranetomgeving waarmee alle bankmedewerkers zowel generiek als individueel optimaal worden ondersteund bij hun dagelijkse werkzaamheden. De nieuwe omgeving bleef een SDL Tridion omgeving, maar wel een met een rijkere functionaliteit. Zom: ‘Het oude systeem was end-of-life dus een overgang naar een modernere omgeving was gewenst. In een sterk veranderende wereld waarin veel contacten onderling tussen medewerkers en tussen bank en medewerkers is gewenst, moet je kunnen voorzien in een veilige, betrouwbare met goede content gevulde en gebruiksvriendelijke omgeving. Binnen ABN AMRO was het intranet opgebouwd uit meerdere edities voor de diverse business lines van de bank en ondersteund in drie talen. Een standaard conversie bleek niet mogelijk. Daarnaast was het ook goed om eens te kijken naar wat er eigenlijk allemaal aan content op het intranet stond en daarin het kaf van het koren te scheiden. Dan moet je wel weten wat iets is, wat de relevantie ervan is et cetera.’

Gemixte content
‘We hebben er destijds voor gekozen om de intranet publicaties toe te voegen aan de content management omgeving waarin ook de publicaties worden onderhouden van andere kanalen zoals www.abnamro.com en www.abnamro.nl. De content database die naar deze content management omgeving moest worden overgezet, bevatte naast de content van het intranet óók content van andere webapplicaties, die niet voor het intranet bedoeld is. Die moet uiteraard niet mee verhuizen naar de nieuwe omgeving. Kortom, het was een lastig en omvangrijk project, maar wel belangrijk omdat het intranet voor ons als bank een middel is om mensen dagelijks te ondersteunen, om ze digitaal te ‘empoweren’. Dit kun je niet zo maar een paar weken buiten gebruik stellen.’

Er is een ‘open deel’ waar alle medewerkers geïnformeerd worden over algemenere zaken binnen de bank en het bankwezen en er is een besloten deel. Die besloten persoonlijke omgeving is gebaseerd op een medewerkersprofiel en toont alleen relevante content en biedt functionaliteit gericht op de individuele medewerker. Zo kunnen medewerkers bijvoorbeeld worden ‘bijgepraat’ over cursussen en specifieke carrièremogelijkheden die alleen voor hen van toepassing zijn.’

Geen standaardconversie mogelijk
Die bijzondere omstandigheden – meerdere talen, meerdere betrokken locaties/landen, meerdere edities en ‘gemixte’ content in de databases - maakten een bijzondere oplossing nodig. Zom: ‘Daarvoor hebben we alle opties op een rij gezet. Wat kunnen we doen om de overgang zo snel en effectief mogelijk te realiseren, zonder dat het ten koste gaat van de kwaliteit en beschikbaarheid van de content? Bovendien wilden we tegelijk een schifting maken tussen relevante en inmiddels wat verouderde content, die eventueel verwijderd kan worden. De vaak toegepaste methode van backup, upgraden en inlezen werkte dus niet vanwege die al aangegeven redenen. Een op maat gemaakt script om de content te kunnen aanpassen en alsnog volledig geautomatiseerd te laten inlezen werkte ook niet. Het was eenvoudig te complex en het zou te lang duren. De optie van handmatig content overzetten was in dit geval ook niet realistisch. Soms maken we gebruik van die optie. Dat kan een prima alternatief zijn waar het om kleinere hoeveelheden gaat. In dit geval was dat niet zo. Het ging hier om tienduizenden pagina’s en het zou te lang duren en te kostbaar zijn om dat handmatig over te zetten. De laatste optie was om een content converter in te zetten voor de daadwerkelijke omzetting naar de nieuwe omgeving. Dit is een instrument (software) dat content herkent, dan op basis van een mapping file (referentiebestand) aanpassingen verricht en vervolgens de content classificeert, zodat het op de juiste plek binnen het nieuwe intranet kan worden ingelezen. Dat was natuurlijk geen standaardklusje: de converter moest flexibel kunnen omgaan met alle uitzonderingen. Ook binnen SDL Tridion beschikte men niet over de oplossing. De converter is door specialist Migrato ontwikkeld en een uitgebreide Proof of Concept (PoC) wees uit dat het daadwerkelijk werkte zoals we wilden. Er was weliswaar meer voor nodig om het project succesvol te laten zijn, maar deze converter vormde wel een belangrijk onderdeel in het geheel.’

Alles analyseren en inlezen
Het echte werk begon door gefaseerd alle content via de standaard Tridion content porter (voor export en import van content) over te zetten naar de content converter om vervolgens daar te laten analyseren en bewerken. Hierna kon de bewerkte content worden ingelezen in de nieuwe intranetomgeving. Zom: ‘We wilden meteen volledige consistentie aanbrengen, bijvoorbeeld in de naamgeving. In de loop van de tijd sluipt er altijd wel enige vervuiling binnen zo’n omgeving door het ontstaan van nieuwe contenttypes, veranderingen in de manier waarop we met elkaar werken en communiceren, veranderende naamconventies, legacy etc. Daardoor is de data niet altijd meer optimaal gestructureerd. Het doel was uiteraard om alleen relevante, actuele en correcte content over te zetten naar de nieuwe omgeving. Met de beschikbare content analyses en de content converter konden we makkelijker opschonen, data synchroniseren en toewerken naar beter gestructureerde content die we vervolgens makkelijker kunnen importeren naar de nieuwe omgeving. Deze opschoning scheelt ook bij volgende migraties veel tijd en moeite.’

De converter die ABN AMRO zocht moest dusdanig flexibel zijn dat makkelijk met uitzonderingen kan worden omgegaan. Zom: ‘Dat maakt het wel wat tegenstrijdig. Enerzijds wil je zoveel mogelijk standaard en geautomatiseerd; anderzijds wil je dat uitzonderingen, die er altijd zijn, op de juiste manier even snel worden afgehandeld. Gezamenlijk slaagden we er prima in om die wens te realiseren. Er werd een script gemaakt om content en metadata te mappen zodat je snel ziet waar iets niet klopt. Je wilt niet dat de conversie daardoor stagneert. Door flexibel en snel aanpassingen te maken, konden we die uitzonderingen snel oppikken en daarna alsnog (semi-) geautomatiseerd afhandelen. Op een vergelijkbare manier konden we ook de content die niet mee moest direct onderscheiden van de content die wel mee moest. Vervolgens kun je selectief exporteren en importeren.’

Minste belasting op organisatie
De beslissing of bepaalde content daadwerkelijk weg mocht liet Zom over aan de eigenaren van de content. ‘Zij weten als geen ander of die content nog relevant en waardevol is. Dat is echt ‘bankwerk’ en daarvoor hebben we hun kennis nodig.’ Het vervolgtraject was dat successievelijk alle delen van het intranet volgens systeemmappen werden verwerkt en overgezet naar de nieuwe omgeving. ‘Dat werkte het best en legde de minste druk op de content management organisatie. We hebben iedereen die betrokken is bij de inhoud van zo’n systeemmap tijdig en uitgebreid geïnformeerd over wat er ging gebeuren en hoe lang het ongeveer ging duren. Tussendoor hebben we steeds laten zien wat er voor terugkwam, zodat de medewerkers – de business – direct een goed gevoel kregen bij wat er ging gebeuren. Dat is uitermate belangrijk. Als je niets laat zien, krijg je niet zo snel de handjes op elkaar voor dit soort projecten. Verwachtingsmanagement is altijd belangrijk. Content managers konden toch even geen content aanpassingen doorvoeren. Deze periode moet zo kort mogelijk en met een goed vooruitzicht zijn. De korte doorlooptijd is met name dankzij de content converter en deze aanpak goed gelukt. De vooruitzichten waren vooral goed doordat niet alleen de functionaliteit van de nieuwe omgeving weer beter aansluit bij wat mensen willen en verwachten, maar ook doordat de content die erin staat helemaal up-to-date en relevant is. We beschikken nu als bank over één consistent en uniform communicatieplatform.’

‘Ik heb veel migraties in vergelijkbare projecten gedaan, maar ik mag wel zeggen dat dit een van de meest succesvolle is geweest’, aldus Zom tot slot.


Beeld: redactie, 123RF.COM

Plaats op:
Datum: 7 februari 2019
Bron: DocumentWereld
Gerelateerde artikelen  
02-09-2016 Nieuws Xillio en OPEN.satisfaction lanceren Alfresco connector
02-02-2017 Nieuws e-Spirit introduceert Content-as-a-Service-oplossing
14-05-2018 Nieuws Fujitsu kiest Box voor interne communicatieplatform
16-04-2018 Achtergrondartikelen Gestroomlijnde geautomatiseerde verwerking van letters of credit
22-02-2011 Nieuws iLogix eerste File & Content Specialist in Nederland
 
 

- partners -

 
 
 
 
 
� 2005 - 2019 Vakwereld. All rights reserved Pagina geladen in 0,48 seconden.