Laatste nieuws
 
 
  Achtergrondartikelen  


Specialisten Veenman en FileLinx als
kennis- en technologiepartners in de markt


Zet twee specialisten bij elkaar en je ziet binnen korte tijd allerlei intelligente oplossingen voor het probleem van snelgroeiende hoeveelheden (ongestructureerde) informatie ontstaan. Veenman zet volop in op Informatie & Communicatie Management (ICM) en zet met haar specialisten klanten onder meer aan het denken over structuur en orde in hun informatie. Daarmee helpt ze organisaties op weg naar grip op informatie en compliancy. FileLinx beschikt over een technologieplatform dat gebruikers in staat stelt (geautomatiseerd) metadatastructuur aan te brengen in al die ongestructureerde documenten. Veilig, vertrouwd en betrouwbaar. “Een klassieke win-win situatie” zou Johan Cruijff zeggen…



Van de redactie

Vorig jaar heeft Veenman grote stappen gezet in de manier waarop het bedrijf haar klanten en de markt van dienst wil zijn. Het optuigen van een Business Unit ICM met daarin door de wol geverfde specialisten met veel kennis van informatieprocessen en het op de juiste manier omgaan met belangrijke informatie getuigt van een vernieuw(en)de aanpak. Gerard Roos, Business Unit Manager ICM, is de man die vorm geeft aan de doelstellingen en ambities van Veenman op dit gebied: ‘We hebben kritisch gekeken naar ons portfolio en daarin een switch gemaakt die goed aansluit op de behoefte van onze klanten en de ontwikkelingen in de markt. Veel organisaties ondervinden nog altijd veel problemen met de groeiende hoeveelheden ongestructureerde informatie die elke dag weer binnenkomen en de organisatie rondgaan. Hoe krijg je daar grip op? Hoe ga je die informatie segmenteren, niet alles is immers even belangrijk. Wij zijn in staat om die organisaties op weg te helpen naar niet alleen een digitaal werkende organisatie, maar vooral om in control te zijn over informatie.’

Oplossing is meer dan software alleen
Dat doet Veenman met technologie en/of kennispartners die gespecialiseerd zijn in bepaalde sectoren van de markt. De partner waar Veenman inmiddels een hechte band mee heeft opgebouwd en bij klanten mee samenwerkt is FileLinx. FileLinx heeft zo’n anderhalf jaar geleden K+V Van Alphen overgenomen, een bekende Nederlandse specialist in elektronische factuurverwerking. Daarmee heeft het bedrijf geavanceerde capturing technology binnengehaald, inclusief de mensen die daar aan de basis van hebben gestaan. Doel daarvan was en is om hun eigen platform mee uit te breiden. De Intelligente FileServer, het DMS fundament van het platform is daar een goed voorbeeld van. Paul van Wingerde, commercieel directeur: ‘Wij komen voort uit documentmanagement en structuur en zijn goed in het ontwikkelen van software. Echter, software alleen is nog geen oplossing. Daarom werken we samen met kennispartners als Veenman om tot een passende en werkende oplossing te komen bij de klanten. De mensen van Veenmans Business Unit ICM, waar Gerard leiding aan geeft, kennen de specifieke bedrijfsprocessen bij de klant en kunnen zowel ons als de klant begeleiden bij de implementatie van een oplossing voor de verwerking van al die ongestructureerde informatie. Ons FileLinx software platform is de basis voor al onze oplossingen. Dat platform stelt ons in staat oplossingen te ontwikkelen voor de klant, helemaal op maat voor de situatie van die klant, maar zonder duur maatwerk. Het is een zogenaamd no code platform. We kunnen alles configureren in plaats van programmeren. Nu we daar die geavanceerde capturing technology bij kunnen integreren, biedt ons dat de mogelijkheid om nog meer en uiteenlopende ongestructureerde informatie nagenoeg volledig geautomatiseerd te laten metadateren. Zonder dat mensenhanden daaraan te pas komen.’

Stok achter de deur
De komende handhaving op de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) dwingt organisaties om meer structuur aan te brengen in hun informatieverzamelingen en dat is een stevige stok achter de deur. Van Wingerde: ‘Voor veel organisaties is dat een serieuze uitdaging. Er is veel informatie, er wordt nieuwe informatie gegenereerd, er komt veel informatie binnen, elke dag weer en daar moet wat mee gebeuren. Er moet structuur en samenhang in worden aangebracht en het moet snel en foutloos kunnen worden gebruikt in de bedrijfsprocessen. De mensen van Veenman kunnen deze organisaties het inzicht geven over hoe ze het moeten aanpakken. Vervolgens zijn de consultants in staat het technisch uit te voeren met werkende systemen en de implementatie te begeleiden. Inclusief allerlei specifieke functionaliteit die is ontwikkeld om juist grip te houden op (gevoelige) documenten en informatie van die klant. In een veilige, vertrouwde en betrouwbare omgeving.’

Functionaliteit zou standaard moeten zijn
Gerard Roos herkent de geschetste problemen bij organisaties. ‘Eigenlijk zou veel functionaliteit met betrekking tot hoe je met (gevoelige) informatie omgaat standaard in dit type oplossingen moeten zitten. Dat is echter geenszins het geval. Daar is FileLinx toch wel bijzonder in. De software die op het FileLinx software platform draait, herkent alle informatie in de documenten die daar worden aangeboden. Vervolgens worden daar geautomatiseerd metadata aan toegevoegd, wordt de informatie aan personen en rollen in de organisatie gekoppeld en aan het juiste bedrijfsproces aangeboden. Eigenlijk zonder dat iemand daar verder nog iets aan hoeft te doen. Koppelingen met bestaande systemen zorgen voor aanvullende informatie om zo uiteindelijk tot een verrijkte, volledige, correcte en gestructureerde informatieverzameling te komen. Het is een bijzonder goed werkend en geavanceerd platform, waar veel organisaties profijt van kunnen hebben.’

Veilig en vertrouwd
Van Wingerde: ‘Toegang tot documenten en mappen is strikt beveiligd. Niemand krijgt toegang tot informatie die hij of zij niet mag inzien. Maar aan de andere kant moet het eenvoudig blijven om informatie (gecontroleerd) te delen. Het moet allemaal wel werkbaar blijven, anders gaan mensen het niet gebruiken. Die security is gekoppeld aan documenten, afdelingen en/of rollen en functies van specifieke werknemers in een organisatie. Werknemers krijgen ook alleen die functies voorgeschoteld die zij mogen gebruiken. Het platform is dus zowel flexibel als uitgerust met extreem goede beveiligings- en controlemaatregelen. Zo beperk je binnen je organisatie het risico op een datalek of onbevoegd gebruik van informatie. Naast allerlei andere effectieve functionaliteit is er ook een Timeline/audittrail om te kunnen volgen waar een document is geweest na ontvangst bij de organisatie. Op die manier is precies te volgen wat er is binnengekomen en wat ermee is gebeurd. Of nog mee moet gebeuren, want de bijbehorende processen worden eveneens bewaakt. Gebruikers krijgen notificaties per e-mail of op het dashboard van FileLinx, naar gelang je die instelt, dat er iets is binnengekomen dat relevant is voor hun werk en waar ze iets mee moeten doen. Het platform voorziet eveneens in de optie voor digitale ondertekening van documenten die kunnen worden gebruikt om met dergelijke bestaande toepassingen te integreren. Denk daarbij bijvoorbeeld aan medewerkers die met een smartphone of tablet bij klanten direct uitgevoerde werkzaamheden laten goedkeuren, ondertekenen en automatisch verder in het  proces laten verwerken. Het FileLinx server platform vormt zo als het ware one single source of truth. Daar bevindt zich alle relevante informatie in een veilige omgeving, de kluis (vault), en wordt alles – uiteindelijk door de klant zelf - geregisseerd voor gebruik in de organisatie. Het kan op basis van SaaS, Private Cloud of het kan on premise worden geïnstalleerd. Ongeacht de keuze voor de infrastructuur kunnen medewerkers altijd heel makkelijk maar toch veilig plaats- en tijdonafhankelijk werken vanaf elke werkplek, thuis, onderweg of op kantoor. Niets wordt lokaal opgeslagen op bijvoorbeeld mobile devices. Zo voorkom je rondzwervende informatie.’ Als laatste heeft FileLinx, middels een API koppeling, portals toegevoegd aan het platform. Zo kunnen klanten zelf ook de beschikbaarheid krijgen tot specifieke informatie en deze toevoegen en muteren. In de consumer markt al heel gewoon, maar in de business-to-business markt echt opkomend. FileLinx zegt niet voor niets ‘ Als uw klant het zelf kan doen,
hoeft u het niet te doen’ Dit levert een directe besparing op door het ontlasten van de backoffice.

Roos tot slot: ‘Het platform vormt de ideale combinatie van documentmanagement, een doordacht datamodel en effectieve workflow management. Op maat voor elke organisatie. Wij zijn erg blij met FileLinx als partner. Het geeft ons een goed handvat richting de klant om duidelijk te maken wat hij kan doen om het hoofd te bieden aan die information overflow. Ook bij hem.’

Twee partners, met elk zijn eigen specialiteit, lijken elkaar te hebben gevonden. Strategie, kennis en tooling bij elkaar gebracht. Het resultaat is dat steeds meer organisaties de meerwaarde van deze combinatie inzien en gebruik maken van die kennis en kunde. Hard nodig want 25 mei nadert met rasse schreden…



Beeld: 123RF.COM

Plaats op:
Datum: 8 mei 2018
Bron: DocumentWereld / Magazine EIM Professional Capture & Process
Gerelateerde artikelen  
27-06-2018 Nieuws Volgend jaar bestaat Veenman 100 jaar
14-08-2018 Achtergrondartikelen AVG-compliancy hoeft echt niet ingewikkeld en veel werk te zijn
20-08-2018 Achtergrondartikelen Het gaat niet om wáár het is, maar om wát het is
31-07-2018 Achtergrondartikelen Vertrouwd en betrouwbaar samenwerken, aangestuurd door intelligente technologie …
11-07-2018 Achtergrondartikelen Natural Language Understanding als basis voor aansturing informatieprocessen …
 
 

- partners -

 
 
 
 
 
� 2005 - 2018 Vakwereld. All rights reserved Pagina geladen in 0,29 seconden.